一場成功的活動，不僅能為企業帶來顯著效益，還能塑造專業形象、拓展社交網絡、促進員工溝通與團隊精神。而活動場所，作為活動的載體，其選擇至關重要。
那麼，企業如何因應需要挑選合適的活動場所？
現時很多商務中心都會因應客户的需求而推出不同類型的活動場所，企業如果想要找到理想且有特色的活動場所，建議衡量兩大方面的要素：
● 活動自身層面：即企業想要通過這場活動達到什麼目的以及成效。
1) 成本預算
在考慮場地時，成本是首要考慮的因素，同時它也決定業願意投入多少資源去舉辦活動。以大型宴會為例，場地租賃費用往往佔據最大比重；會議場地費用則根據宴會人數、活動形式等，從而推斷活動預算大概要多少；如果舉辦地點相對比較熱門或者靠近商業旺地等，活動場地的租賃費用也會更高些。
當然，如果你能夠找到合適的場地贊助商，那麼可支配的預算就會多一點；如果預算有限則可以考慮那些已經有完善配置的活動場地會更為理想，還可以減少額外費用。
2）目的與規模
舉辦活動應以活動性質、目標與規模作為考慮條件。像是商務會議、員工培訓或公關活動，通常可以考慮商務中心提供的會議室出租服務，場內大多配備完善的會議室設施，包括麥克風、視聽音響系統、講台以及 LED 螢幕等；如果打算舉行週年晚宴、慶功宴、客户招待宴會或是較大型的活動，可以考慮租用酒店或飯店，以便為貴賓帶來理想的體驗。
3）目標受眾與人數
接下來便是確定受邀賓客的類型和大致人數。在考慮會場的選擇，建議瞭解賓客的喜好或需求，以及場地是否具備無障礙設施。如果活動本身是商務性質，並且人數不算太多，可以考慮商務中心提供的場所。這是因為現時很多商務中心都能夠提供一個地點便利、佈局靈活的多用途活動場地，並且根據客户需要提供一站式服務，確保可能客户從籌備、執行到整理場地都做得盡善盡美。
4）時間與籌備
一般來説，小型商務活動大概需要一天時間就搞掂，而大型活動則會需要維持數天進行。如果是這種情況，客户需向提供活動空間出租服務的相關人士查詢，該場地是否有足夠的檔期來應付你的所需。
至於活動籌備方面，企業需瞭解該活動場地是否支援相關場地設置。如活動需要較長時間來籌備，則需要提前與場地提供者溝通，確保場地租用時間充足，順利完成活動籌備。
5） 活動期望與策劃
如果您舉辦的活動期望能做到大型宣傳效果，比如需要邀請公眾人物或記者傳媒到訪，那麼所尋找的場地應該能夠支撐較大賓客流量，並配備服務團隊。但如果你期望的活動是為企業塑造一個專業形象和擴展社交圈子，場地的佈局則可能需要特別編排。具體需要與場地提供者進行了解和溝通。
● 場地配套層面：即企業對活動場地的具體要求和所需服務及設施。
1）場地位置
活動場地的位置需考慮便利程度、交通可達性、地理優勢和聲譽名氣等因素。場地應與大多數賓客保持合理距離，以辦公地點和住宅區域為主要參考。若邀請較多外地賓客，機場附近的飯店或活動場地是更好的選擇。此外，為避免賓客迷路錯過開場，可提供精確的定位和交通引導。
2）交通配套
確定活動場地前，要了解場地平時的交通狀況和周邊交通線路的便利程度，以應對緊急突發狀況。若活動受眾涵蓋不同年齡階段和殘疾人士，要考慮他們到達大樓的方法，確保場地能滿足不同訪客的需求和可訪問性。
若活動會場地理位置不是首要考慮因素，可根據自身或舉辦活動的習慣選擇方便場地，或通過瀏覽舊顧客評價審視場地風評。若位置重要，可選擇在主要活躍社區附近的商業大廈、飯店、酒吧或俱樂部舉辦活動。
3）硬件設施
要成功舉辦一場活動，場地佈置和硬件設施不容忽視。理想的場地應提供講義台、高速穩定的Wi-Fi連接、擴音系統、投影儀、音響設備、隔音牆、洗手間、停車場、燈光設備和大型屏幕等設施。
不同活動對設備要求不同。餐飲盛宴需大量用餐位置，準備多張餐桌和椅子；新聞發佈會、研討會、週年會和大型高峯會需準備講義台、投影設備、麥克風、音響系統和座位；展覽、音樂會、慶祝派對、頒獎典禮和團建活動需大量活動空間、靈活佈局、完善隔音設備和各種器材。若場地已有完善配套，可節省企業時間和精力。
4） 駐場服務
部分活動場地能按需提供餐飲服務、駐場IT支援團隊、專業招待貴賓服務、代客泊車服務和設備租借服務等，提升活動成功率。部分服務雖不在場地租賃費用內，但企業可按需選用，方便活動安排。
例如，若活動邀請來自世界各地、不同社會階級的賓客，可安排翻譯員協助溝通，或租用提供停車場和代客泊車服務的地點，讓活動更加體面。
5）客制安排
世上沒有完美的活動場地，每種場地都有特定限制。因此，場地的彈性安排成為重要考慮因素。若場地能進行客製化服務，租賃費用也可能調整。部分場所可將兩間小房間打通為一間，或將一間房間分拆成不同結構，按需租用空間。
在簽訂場地租賃協定前，要了解租賃條款和場地安排是否可變動。若場地不能靈活運用，可能增加成本。例如，部分場地未提供膳食服務，企業需自行尋找餐飲和清潔服務。
總之，選擇合適的活動場所需綜合考慮多方面因素。從活動自身考量到場地配套要求，每一個環節都至關重要。只有精心策劃、周全考慮，才能找到最適合的活動場所，為活動的成功舉辦奠定堅實基礎。希望以上內容能為您在選擇活動場所時提供有益的參考，讓您輕鬆打造一場令人難忘的完美活動。
