一场成功的活动，不仅能为企业带来显著效益，还能塑造专业形象、拓展社交网络、促进员工沟通与团队精神。而活动场所，作为活动的载体，其选择至关重要。
那么，企业如何因应需要挑选合适的活动场所？
现时很多商务中心都会因应客户的需求而推出不同类型的活动场所，企业如果想要找到理想且有特色的活动场所，建议衡量两大方面的要素：
● 活动自身层面：即企业想要通过这场活动达到什么目的以及成效。
1) 成本预算
在考虑场地时，成本是首要考虑的因素，同时它也决定业愿意投入多少资源去举办活动。以大型宴会为例，场地租赁费用往往占据最大比重；会议场地费用则根据宴会人数、活动形式等，从而推断活动预算大概要多少；如果举办地点相对比较热门或者靠近商业旺地等，活动场地的租赁费用也会更高些。
当然，如果你能够找到合适的场地赞助商，那么可支配的预算就会多一点；如果预算有限则可以考虑那些已经有完善配置的活动场地会更为理想，还可以减少额外费用。
2）目的与规模
举办活动应以活动性质、目标与规模作为考虑条件。像是商务会议、员工培训或公关活动，通常可以考虑商务中心提供的会议室出租服务，场内大多配备完善的会议室设施，包括麦克风、视听音响系统、讲台以及 LED 萤幕等；如果打算举行周年晚宴、庆功宴、客户招待宴会或是较大型的活动，可以考虑租用酒店或饭店，以便为贵宾带来理想的体验。
3）目标受众与人数
接下来便是确定受邀宾客的类型和大致人数。在考虑会场的选择，建议了解宾客的喜好或需求，以及场地是否具备无障碍设施。如果活动本身是商务性质，并且人数不算太多，可以考虑商务中心提供的场所。这是因为现时很多商务中心都能够提供一个地点便利、布局灵活的多用途活动场地，并且根据客户需要提供一站式服务，确保可能客户从筹备、执行到整理场地都做得尽善尽美。
4）时间与筹备
一般来说，小型商务活动大概需要一天时间就搞掂，而大型活动则会需要维持数天进行。如果是这种情况，客户需向提供活动空间出租服务的相关人士查询，该场地是否有足够的档期来应付你的所需。
至于活动筹备方面，企业需了解该活动场地是否支援相关场地设置。如活动需要较长时间来筹备，则需要提前与场地提供者沟通，确保场地租用时间充足，顺利完成活动筹备。
5） 活动期望与策划
如果您举办的活动期望能做到大型宣传效果，比如需要邀请公众人物或记者传媒到访，那么所寻找的场地应该能够支撑较大宾客流量，并配备服务团队。但如果你期望的活动是为企业塑造一个专业形象和扩展社交圈子，场地的布局则可能需要特别编排。具体需要与场地提供者进行了解和沟通。
● 场地配套层面：即企业对活动场地的具体要求和所需服务及设施。
1）场地位置
活动场地的位置需考虑便利程度、交通可达性、地理优势和声誉名气等因素。场地应与大多数宾客保持合理距离，以办公地点和住宅区域为主要参考。若邀请较多外地宾客，机场附近的饭店或活动场地是更好的选择。此外，为避免宾客迷路错过开场，可提供精确的定位和交通引导。
2）交通配套
确定活动场地前，要了解场地平时的交通状况和周边交通线路的便利程度，以应对紧急突发状况。若活动受众涵盖不同年龄阶段和残疾人士，要考虑他们到达大楼的方法，确保场地能满足不同访客的需求和可访问性。
若活动会场地理位置不是首要考虑因素，可根据自身或举办活动的习惯选择方便场地，或通过浏览旧顾客评价审视场地风评。若位置重要，可选择在主要活跃社区附近的商业大厦、饭店、酒吧或俱乐部举办活动。
3）硬件设施
要成功举办一场活动，场地布置和硬件设施不容忽视。理想的场地应提供讲义台、高速稳定的Wi-Fi连接、扩音系统、投影仪、音响设备、隔音墙、洗手间、停车场、灯光设备和大型屏幕等设施。
不同活动对设备要求不同。餐饮盛宴需大量用餐位置，准备多张餐桌和椅子；新闻发布会、研讨会、周年会和大型高峰会需准备讲义台、投影设备、麦克风、音响系统和座位；展览、音乐会、庆祝派对、颁奖典礼和团建活动需大量活动空间、灵活布局、完善隔音设备和各种器材。若场地已有完善配套，可节省企业时间和精力。
4） 驻场服务
部分活动场地能按需提供餐饮服务、驻场IT支援团队、专业招待贵宾服务、代客泊车服务和设备租借服务等，提升活动成功率。部分服务虽不在场地租赁费用内，但企业可按需选用，方便活动安排。
例如，若活动邀请来自世界各地、不同社会阶级的宾客，可安排翻译员协助沟通，或租用提供停车场和代客泊车服务的地点，让活动更加体面。
5）客制安排
世上没有完美的活动场地，每种场地都有特定限制。因此，场地的弹性安排成为重要考虑因素。若场地能进行客制化服务，租赁费用也可能调整。部分场所可将两间小房间打通为一间，或将一间房间分拆成不同结构，按需租用空间。
在签订场地租赁协定前，要了解租赁条款和场地安排是否可变动。若场地不能灵活运用，可能增加成本。例如，部分场地未提供膳食服务，企业需自行寻找餐饮和清洁服务。
总之，选择合适的活动场所需综合考虑多方面因素。从活动自身考量到场地配套要求，每一个环节都至关重要。只有精心策划、周全考虑，才能找到最适合的活动场所，为活动的成功举办奠定坚实基础。希望以上内容能为您在选择活动场所时提供有益的参考，让您轻松打造一场令人难忘的完美活动。
